Här hittar du ett antal gratis fakturamallar att ladda ner och använda.  Våra enkla mallar passar nystartade företag som valt att fokusera på annat än att designa fakturor och ännu inte skaffa ett dedikerat faktureringsprogram.  Fakturamallarna är färdiga att använda men kan enkelt anpassas efter behov med företagslogo, färgval samt personlig text. För att kunna redigera en nedladdad fakturamall krävs tillgång till Microsoft Excel och/eller Word. När all redigering gjorts rekommenderar vi att spara den färdiga fakturan som en PDF-fil så att kunden ej kan ändra innehållet om faktureringen sker digitalt per e-post.

Samtliga fakturamallar innehåller:

  • Redigerbart fakturadatum
  • Försäljningsdatum
  • Plats för information kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer
  • Editerbart fakturanummer
  • Förfallodatum
  • Område för logotyp samt slogan

Vissa gratis fakturamallar i Excel-formatet är mer avancerade vilket innebär att total summan för samtliga artiklar samt momsbeloppet kalkyleras genom automatiska beräkningar.

Friskrivning fakturamallar

Genom att ladda ner och använda fakturamallar från denna sida godtar du att Nordiska Firmalån – Firmalan.com (Spexer AB) helt friskriver sig från hur dessa mallar brukas och ej tar något som helst ansvar för huruvida användarens fakturor är korrekta och uppfyller de krav som ställs på leverantörsfakturor. Det är upp till användaren själv att se till att följa de lagar, regler och praxis som gäller när man fakturerar. Mallarna är endast avsedda för att hjälpa till med designen av själva fakturan och inte att hjälpa till med innehållet till själva fakturan, detta ansvar ligger helt på användaren.

Gratis fakturamallar i Excel (.xlsX format)

Ta del av en gratis fakturamall hos Säljarnas Riksförbund. Du kan även klicka på bilderna här nedan för att ladda ner vald fakturamall för Microsoft Excel.

Gratis Fakturamallar i Word (.docX Format)

Klicka på bilden för att ladda ner vald fakturamall för Mircosoft Word.

Giltig faktura? Detta måste finnas med

Det finns ett antal uppgifter som måste finnas med på en faktura för att den ska vara giltig och korrekt enligt lagen. Det skall vara daterad den dag som fakturan skapas och måste även ha ett unikt löpnummer, hur denna struktur ser ut är upp till den enskilda företagaren. Att dessa uppgifter finns med på samtliga fakturor är ett absolut krav.

Ange att det är en Faktura

Det kan tyckas vara en självklarhet men det är ett måste ange att dokumentet avser en faktura. Detta görs för att visa att innehållet avser en fordran (krav) på betalning, vilket kan jämföras med ett kvitto som är ett bevis på betalning.  Att det rör sig om en faktura bör därför lämpligen skrivas ut som en tydlig överskrift, i vissa fall skrivs detta istället i samband med löpnumret. Tanken är att detta skall vara det första man ser så använd gärna större text eller betona genom tjock text när du skapar din egen faktura.

Kontaktuppgifter

Varje faktura behöver även innehålla ett antal allmänna kontaktuppgifter som adress, telefon, e-postadress etc. och bolagsuppgifter som bolagsnamn, organisationsnummer samt momsregistreringsnummer. Dessutom måste kundens företagsnamn samt namn på kontaktperson finnas med inklusive dennes kontaktuppgifter. Om fakturan är utställd till ett annat företag är det särskilt viktigt att vara noggrann med detta, då underlaget måste vara giltigt för att momsberäkningen skall bli korrekt.

Fakturaspecifikation

Det finns krav på att man tydligt skall specificera vad fakturan avser så att kunden vet vad fodringen handlar om. Ange vilken tjänst du utfört eller vilken vara du har sålt. Om fakturan innehåller flera artiklar behöver man skriva in antal samt hur mycket varje enhet kostar. Det kan hända att datumet för arbetet man utfört eller försäljningen inte är det samma som faktureringsdatumet, då ska man uppge detta. Ofta fakturerar man ett flertal utförda tjänster under en period på en och samma faktura, då är det viktigt att ange datum för varje utfört arbete.

Om du driver en momspliktig verksamhet skall momsen också vara specificerad så att det tydligt framgår hur stor del av beloppet som är betalning för tjänst eller vara och hur stor del som är moms.

Förfallodatum och betalningsmöjligheter

För att kunden skall kunna veta hur lång tidsfristen är tills skulden förfaller skall ett sista datum för att betala fakturan ett så kallat förfallodatum finns angivet. Det är vanligt med 10, 15 eller 30 dagars betalningsfrist men förfallodatum kan anpassas efter behov och sätts efter överenskommelse med kunden. Skriv ut både hur många dagar man har på sig att betala samt specifik förfallodatum. OBS! Undvik att erbjuda mycket långa betalningsfrister då detta kan orsaka likvidets brist i verksamheten.

Dessutom skall det finnas information om vilka tillgängliga betalningsmöjligheter som finns. Det kan vara exempelvis bankinformation, bankgironummer eller tillkopplat Swish-nummer. Information om vad som händer om man inte betalar i tid bör också anges, ange storlek på den dröjsmålsränta som utgår vid betalning efter förfallodag (Dröjsmålsränta regleras i enlighet med räntelagen).

Förenklad faktura

De riktlinjer vi nyss har berättat om gäller för fakturor som ligger på ett belopp över 4 000 kronor, om din faktura ligger under denna summa inklusive mervärdesskatt (moms) har man möjlighet att skicka en förenklad faktura. En förenklad faktura behöver enbart innehålla:

  • Fakturadatum
  • Namn på köparen
  • Namn på ditt företag
  • Ange namn för artikelvara eller tjänst
  • Inkludera momsbelopp

Observera att du inte får använda dig av en förenklad faktura om du säljer varor eller tjänster till länder utanför Sverige. Notera även på regelverket och praxis kring fakturering kan variera mellan olika branscher, Därför bör du kontrollera noga vilka riktlinjer och lagar som gäller för din aktuella situation och den bransch du verkar i.

Ta steget mot elektronisk fakturahantering

Även om våra gratis fakturamallar är ett utmärkt alternativ för mindre företag eller nystartade verksamheter, kan det vara värt att överväga ett elektroniskt fakturahanteringssystem när ditt företag växer. Genom att använda ett system för elektronisk fakturering slipper du manuella moment som att skicka fakturor via e-post och hålla koll på betalningspåminnelser.

Några av fördelarna med elektronisk fakturahantering inkluderar:

  • Automatisering av betalningsprocessen
  • Bättre översikt och spårbarhet
  • Miljövänligt och hållbart
  • Snabbare betalningar
  • Säkerhet och laguppfyllelse

Elektronisk fakturahantering passar särskilt bra för företag som ofta fakturerar större volymer eller som vill säkerställa att deras fakturor skickas och betalas i tid.